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浅谈婚姻登记档案的规范化管理
作者:社旗县档案局   党英玲  更新时间:2012-6-27

浅谈婚姻登记档案的规范化管理

社旗县档案局   党英玲

 

内容摘要:我国的婚姻登记制度历史悠久,但婚姻登记档案是20世纪70年代末80年代初,特别是1987年《中华人民共和国档案法》出台后才逐步建立并完善起来的。而婚姻登记档案不仅数量大,而且来源、内容、形式都比较单一,在归档范围、立卷方法、保管形式、提供利用等方面都与文书档案有不同之处。为了维护婚姻当事人的合法权益,巩固婚姻家庭稳定,构建人性化和谐社会环境,我们要加强对婚姻登记档案的研究,实现婚姻登记档案的规范化管理。

关键词:婚姻登记档案  规范化管理

婚姻登记档案是婚姻登记机关在办理结婚登记、撤销婚姻、离婚登记、补发婚姻登记证的过程中形成的具有凭证作用的各种记录。它记载了当事人的婚姻状况,真实反映了婚姻登记机关依据国家法律、政策维护当事人合法权益,是维护婚姻家庭合法权益的重要基础,是巩固婚姻家庭稳定,构建人性化和谐社会环境的有效措施,是社会诸多文明建设中的一部分,同时,也是为法律效益提供法律依据的保障。婚姻登记档案是民政部门的一种专业档案,也是国家档案的重要组成部分。其发展影响着整个档案工作的进步。随着十七大的召开,民生问题受到极大关注,档案部门也不断加强民生档案工作,婚姻档案与人们的生活息息相关,因此,对婚姻登记档案管理工作的研究与关注有必要也有意义。

一、婚姻登记档案的特点

婚姻登记档案作为一种专门档案,除具有一般档案的共性外,其形成、内容、利用等都具有自身的特点,主要是:

(一)建档对象的特殊性

婚姻登记档案是由具有办理婚姻登记职能的婚姻登记机关在办理婚姻登记的过程中形成的,其建档对象是具有或曾经具有婚姻关系的人,其涉及的主体当事人无论在什么情况下均为一对,绝非一个。

(二)档案内容的专指性

婚姻登记档案是对一对当事人在婚姻登记过程中形成的一种专门档案,其内容主要是针对其婚姻状况而收集、整理的各种材料,不论是当事人自己提供的材料,还是婚姻登记机构形成的材料或人民法院形成的判决书副本等材料,都是针对一对当事人的婚姻状况进行的,均不涉及当事人其他方面的内容,具有一定的专指性。

(三)形成过程的动态性

婚姻登记档案不是一成不变的,而是随着当事人婚姻状况的变化而变化。一方面,由于一对当事人的离婚、复婚或婚姻的撤销等情况的变化,在原始婚姻登记档案中需要增加新的内容,补充新的材料。另一方面,随着一对当事人婚姻关系的解体,其中一方与另一方当事人的结合,又会形成新的婚姻登记档案,所以婚姻登记档案应属动态管理。

()保管期限的统一性

婚姻登记档案的保管期限不同于文书档案或其他专门档案,它不分永久、定期或年限等多种保存时段,而是只有一种保存期限。按照《婚姻登记档案管理办法》规定,其保管期限统一定为100年。

(五)档案信息的秘密性

婚姻登记档案记载了当事人的很多个人信息,如姓名、出生日期、身份证号、婚姻状况等,这些都属于个人隐私,在一定范围内需要保密,以确保当事人的合法权益。

二、婚姻登记档案管理现状

(一)标准不一,档案资料保存不完整

1、婚姻登记档案遗失损毁严重。由于以前机制体制的问题,婚姻登记档案是在各乡镇办理和保存的,档案虫蛀、鼠咬、水浸现象十分普通。后来各乡镇撤销了登记处,将婚姻登记档案移交给县民政局,但由于婚姻登记档案不规范,无专人、固定地点保管等因素造成了在移交给县民政局的婚姻登记档案中,最早是1987年档案,且各乡镇移交的档案材料极不完整,档案缺失现象十分普遍。

2、立档资料不齐。主要表现为当事人身份证或户口薄复印件不齐全,婚姻登记档案的核心材料所用的纸、笔、墨不规范,部分证件复印件模糊不清等,不利于档案的长期保存。

(二)认识不高,档案硬件建设受限制

1、硬件投入无保障。很多婚姻登记部门无专门的档案室,甚至有的无档案柜,更不用说添置档案室所需的通风、防火、防潮、防损等设施设备,主要体现在以往分散在各乡镇的档案管理上。

2、档案管理建设不科学。档案集中管理后,仍有部分单位无专人专职负责档案管理,现代化档案办公设备及安全设施配备不齐全,自上而下无统一的婚姻登记档案管理软件,档案无法按照《婚姻登记档案管理办法》规定立卷的内容和要求实行纸质档案和电子档案双位建档相结合的管理。

(三)制度不全,档案利用管理不规范。

据调查,婚姻登记档案保管多数未建立档案利用制度,没有明确责任分工和流程安排,没有严格按程序办理,对利用者身份审查不严,保密措施不健全,利用情况未作登记,利用效果未作统计分析,造成在利用过程中对档案内容失泄密,甚至造成档案原件遗失。既损害了婚姻登记当事人的权益,又造成不良的社会影响。

三、加强基层婚姻登记档案管理工作的几点建议

针对婚姻登记档案管理现状,笔者建议从以下三个方面着手,健全机制,查漏补缺,推动婚姻登记档案管理工作的健康发展。

(一)提高认识,加大对婚姻登记档案管理工作的投入

1、加强婚姻登记档案管理的组织领导,配齐专职的婚姻登记档案管理人员。

2、加大对婚姻登记档案工作的经费投入,改善婚姻登记档案管理的硬件条件。

3、稳定从事婚姻登记档案工作人员,以保证工作的稳定性和连续性。

(二)强化责任,严肃《婚姻登记档案管理办法》的实施。

1、广泛宣传,切实贯彻《婚姻登记档案管理办法》,明确档案工作职责,掌握婚姻登记材料收集、整理、归档、移交和查档服务的具体规定,确保婚姻登记档案收集完整、整理规范、安全保管、合理利用,强化工作人员科学管理意识和依法利用意识,推动婚姻登记档案的规范管理。

2、各级档案行政管理部门和民政部门要根据《婚姻登记档案管理办法》的要求结合本地实际,制定切实可行的实施细则,加强虎扑篮球,严格履行监管职能,监督婚姻登记机关认真履行婚姻登记档案的管理职责。

3、各级档案行政管理部门要加大执法力度,开展不定期专题执法检查,重点检查婚姻登记档案的安全保管和利用情况,加大对违法案件的查处力度,维护法律的严肃性,确保婚姻登记档案的安全,有效保护登记信息,切实维护婚姻当事人的合法权益。

4、严格具体操作,按照《婚姻登记档案管理办法》规定立卷归档,婚姻档案分为四类,即结婚登记、离婚登记、补发婚姻登记、撤销婚姻登记,按人立卷,按时间顺序分设流水号,进行分类装订归档,认真填写归档内容、档案盒封面、背脊内容等,确保档案标准规范完整。

()完善制度,切实做好婚姻登记档案的服务和利用工作

近年来,婚姻登记档案的查询利用率逐渐升高,而且婚姻登记档案的利用目的也从原来的补证、离婚、结婚、生育扩展到独生子女奖励费、申请购房贷款、申报户口、确定财产性质等。对此,档案馆要认真做好接待工作,加强婚姻登记档案的管理,逐步使婚姻登记档案电子化、标准化,满足公民及社会各界的需求,促进社会和谐发展。

1、关注查询利用的主体。《婚姻登记档案管理办法》规定婚姻档案查询利用的主体主要有两类,即单位和个人。查询利用婚姻档案的单位一般是政法机关,主要包括公安机关、检察机关、人民法院等执法部门,利用婚姻档案的目的主要是办案需要,为确认当事人的婚姻关系进行调查取证。查询利用婚姻档案的个人主要是当事人,是指婚姻登记的一方或双方。对于政法机关和婚姻当事人或经婚姻当事人委托的代理人查询利用婚姻登记档案的,档案馆应协助配合,出具相关证明,维护利用者的合法权益。

2、完善查询利用的手续。查询利用的手续是指需要哪些证件。如果是人民法院、检察院、公安机关等政法机关查询婚姻登记档案,是依照职权的调查取证行为,是单位行为,需出具单位介绍信,并说明查询利用的目的。个人查询利用,需凭当事人的有效身份证件,并说明利用的用途。有效身份证件主要是指公民的身份证或有效的能证明当事人身份的户口簿、驾驶证、社会保险卡等。有一种特殊情况是当事人在结婚登记时用的是曾用名,跟现行身份证的姓名不符,我们就要求当事人必须到户口所在地派出所出具相关证明。当事人委托其代理人查阅其婚姻档案时,我们要求委托代理人除了提供当事人的委托书、身份证外,还要求提供查询人的身份证。对法律服务工作者,要求提供律师事务所的介绍信,当事人的委托书和法律服务工作者的执业资格证书。要求出具律师执业资格证书,确认法律服务工作者的身份,避免社会上以律师名义进行的诈骗行为。关于对当事人及其委托人以外的人员(如当事人的父母、子女),要求提供查询人身份证、单位介绍信(需证明查询人与当事人的关系、当事人不能到场查询的原因,利用的目的等),方可提供利用。

3、 把握查询利用的内容。

1)、准确掌握婚姻档案查询利用的范围,避免侵犯当事人的隐私权。婚姻状况属于个人生活秘密,涉及到个人的财产(如离婚时的财产分割)、生活经历、个人资料等信息,应当予以尊重和保护。婚姻档案对当事人来讲,不属于秘密,谈不上隐私,应当全部提供利用。对政法机关来说,他们都是依照职权来查询利用,也不存在泄露个人隐私。对前面所述的不是当事人的有合法利用理由,手续完备的查询人员。我们在查询时应酌情掌握,区别对待,只提供登记人的姓名、登记时间(包括结婚和离婚登记),不提供具体的内容。比如个人资料、离婚协议等属于个人隐私的内容应得到保护,以保护当事人的隐私权。

2)、婚姻档案应集中保管,协同合作,确保查询利用内容的完整性。随着新的《婚姻登记管理条例》出台以后,各乡镇和民政局的婚姻登记档案已移交至档案馆,当事人持有效身份证件就可以到档案馆查询婚姻档案,极大地满足了利用者的需要。但在利用中,我们发现有的当事人需要查阅判决离婚的材料,由于人民法院判离的婚姻档案材料未向档案馆移交,当事人只有到人民法院查询,给利用者带来了不便。同时由于婚姻档案管理分散,也导致了婚姻登记机关无法准确掌握公民的当前婚姻状况,给婚姻登记带来了不必要的麻烦。所以应做好婚姻登记档案的集中保管,协同合作,切实满足查询者的利用。

3)、加强婚姻档案现代化管理,为利用者提供更为方便、快捷的服务。婚姻登记机关应建立严密的婚姻登记管理系统,将婚姻登记纳入科学有序的管理轨道。我们在婚姻登记档案管理工作中,一是制一套底册,每登记一对夫妻都登入底册;二是每对夫妻的婚姻登记档案制两套卡,分男姓和女性各一套并按姓氏笔划排列;三是微机程序设置男女双方婚姻登记申请表。这样在查找时就可以利用微机查找,大大缩短了查找时间,提高效率。若微机调不出,还可以手工查卡,男姓查不到查女性,卡片查不到查底册,确保万无一失。

总之,各级档案部门和婚姻登记机关必须严格遵照《档案法》和《婚姻登记档案管理办法》的规定,加强婚姻登记档案的规范化管理,有效保护婚姻登记信息,切实维护婚姻当事人的合法权益,立足档案工作实际为构建和谐社会服务。

 

 

通讯地赴:河南省社旗县档案局

邮编:473300

联系电话:68800598

电子信箱:sqda123@.163.com

 

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